Contrat de bail

Le contrat prévoit l'obligation pour le bailleur de mettre à disposition du locataire un local à usage commercial. En contrepartie, le locataire paie un loyer.

Il s'agit généralement d'un bail commercial.

Il est possible d'exploiter une activité commerciale ou artisanale dans un contrat autre que le bail commercial. Ce peut être un contrat de location saisonnière ou un bail dérogatoire (ou bail de courte durée).

Immeuble ou local à usage commercial

Le contrat de bail doit porter sur un « immeuble » ou un « local », c'est-à-dire une construction présentant un caractère « stable et permanent ». Le locataire doit avoir l'assurance de pouvoir rester en possession des lieux loués pendant toute la durée du contrat, sans que le bailleur puisse le déplacer selon son bon vouloir.

Les terrains nus ne sont pas concernés par le statut des baux commerciaux. En revanche, en cas de constructions sur ce terrain nu avec le consentement écrit du bailleur (par exemple : court de tennis avec vestiaires), ces constructions bénéficient du statut des baux commerciaux.

Les boutiques à l’intérieur des centres commerciaux et des grandes surfaces bénéficient du statut des baux commerciaux. En revanche, les emplacements (par exemple un stand) doivent respecter les 2 conditions suivantes :

• Le stand ou l’espace alloué est considéré comme stable et permanent.
• L’exploitant bénéficie d’une clientèle propre.

Dans les locaux accessoires (par exemple : un dépôt ou un entrepôt) peuvent bénéficier du statut des baux commerciaux s'ils respectent les conditions suivantes :

• Les locaux sont indispensables à l’exploitation du fonds de commerce
• Les locaux appartiennent au bailleur du local commercial

La conclusion d'un bail commercial est possible uniquement si le local est à usage commercial, c'est-à-dire affecté à l'exercice d'une activité commerciale, artisanale ou industrielle :

• L'activité commerciale correspond à l'accomplissement d'actes de commerce comme l'achat de biens pour les revendre. La vente de vêtements, de livres ou de produits alimentaires sont des activités commerciales.
• L'activité artisanale est une activité professionnelle indépendante de production, de transformation de réparation ou de prestations de services. Les métiers de coiffeur, chocolatier ou boucher sont des activités artisanales.
• L'activité industrielle se définit ici comme une activité de transformation de matières premières (par exemple, les métiers du bois, du papier, de l'électronique).

Exploitation d'un fonds de commerce

Le statut des baux commerciaux s'applique si un fonds de commerce est exploité dans les lieux. Le fonds doit appartenir à un commerçant ou à une entreprise immatriculée au RCS ou au RNE.

Le fonds de commerce est composé à la fois d'éléments corporels (mobilier commercial, matériel et outillage servant à l’exploitation du fonds) et d'éléments incorporels (clientèle, nom commercial, enseigne, droit au bail, marques de fabrique, brevets d’inventions, licences ).

L'existence d'une clientèle propre au fonds de commerce constitue l'élément fondamental. La clientèle est l'ensemble des personnes qui viennent se fournir chez un commerçant ou un artisan en raison de son habilité, de son savoir-faire, des produits ou marchandises qu'il vend.

Le locataire peut cependant choisir d'exploiter son fonds de commerce en location-gérance. Dans ce cas, le locataire du bail garde le droit au renouvellement du bail commercial et le locataire-gérant n'en bénéficie pas.

Le fonds doit être exploité de façon effective, c'est-à-dire de façon réelle, régulière et conforme à la destination du bail.

Pour bénéficier du droit au renouvellement du bail commercial, le fonds de commerce doit avoir été effectivement exploité au cours des 3 années qui précèdent la date d’expiration du bail ou de sa prolongation.

Immatriculation du locataire au RCS ou au RNE

Le locataire doit être immatriculé au RCS ou au RNE. Toutefois, cette condition est nécessaire pour obtenir le renouvellement du bail à l'échéance.

L'inscription au registre du commerce et des sociétés ou au RNE doit être effectuée par toutes les personnes qui exercent une activité commerciale.

L'inscription au RNE, secteur des métiers et de l'artisanat est obligatoire pour les personnes physiques ou les sociétés qui exercent une activité artisanale et qui n'emploient pas plus de 10 salariés.

Si plusieurs locataires exploitent le fonds de commerce, chacun d'eux doit être immatriculé au RCS ou au RNE.

Mentions obligatoires

Lorsque le contrat de bail commercial est écrit, il doit obligatoirement contenir certains éléments : c'est ce qu'on appelle les dispositions impératives du statut des baux commerciaux.

Il s'agit des mentions suivantes :

• Identité et capacité du bailleur et du locataire : si le bailleur est une société commerciale, il faut vérifier que le dirigeant ou le gérant a la capacité de signer le bail
• Désignation des locaux : locaux décrits de façon précise avec adresse exacte. Les conditions d'accès aux locaux peuvent être précisées (pour la livraison des marchandises). Les issues de secours, dépendances et locaux annexes (greniers, caves et garages) doivent être mentionnés et décrits précisément.
• Durée du bail
• Type de commerce ou d'activités que le locataire est autorisé à exercer dans le local : on parle de « clause de destination ». Cette destination des lieux doit être respectée pendant toute la durée du bail. Si le locataire souhaite changer d'activité, il doit utiliser une procédure particulière appelée déspécialisation.
• Montant du loyer et date de paiement du loyer (mensuel ou trimestriel). Il faut aussi préciser le mode de révision du loyer : soit triennale soit en fonction d'une clause d'indexation
• Si un dépôt de garantie est prévu, il faut préciser son montant et la date de son encaissement
• Répartition des charges, impôts, taxes entre le locataire et le bailleur
• Conditions pour donner congé et mettre fin au bail commercial

Clauses ou éléments négociés entre le bailleur et le locataire

Le bailleur et le locataire peuvent s'entendre sur certains éléments. Il s'agit notamment des éléménts suivants :

• Sous-location : le bailleur peut autoriser la sous-location à certaines conditions.
• Cession du bail : le bailleur peut interdire au locataire de céder son bail seul. En revanche, il ne peut pas interdire cette cession lorsque le locataire vend son fonds de commerce.
• Clause d'exclusivité : elle interdit au bailleur de louer d’autres locaux, dans le même bâtiment ou ensemble commercial, à des entreprises exerçant une activité concurrente de celle du locataire.

État des lieux

Un état des lieux doit être établi par le bailleur et le locataire lors de la prise de possession des locaux par le locataire. Il peut aussi être établi par un tiers mandaté par l'une ou les deux parties.

Il doit présenter avec précision l'état de chaque pièce et les équipements contenus dans le local commercial.

Si les parties ne sont pas d'accord, un commissaire de justice (ex huissier de justice) peut l'établir. Dans ce cas, le bailleur et le locataire paient chacun la moitié des frais d'établissement de l'état des lieux.

Le contrat de bail est généralement signé avant l'entrée dans les lieux. De son côté, l'état des lieux est obligatoirement établi lors de l'entrée dans les locaux. Il est donc joint au contrat de bail qui a été signé.

Un état des lieux de sortie est rédigé lors de la restitution des locaux, lors de la cession du droit au bail commercial, de la cession ou de la transmission à titre gratuit du fonds de commerce dans le cadre d'une donation ou d'une succession.

Lorsqu'un état des lieux n'a pas été fait lors de l'entrée dans les lieux, on considère les lieux étaient en bon état de réparations locatives. Le bailleur doit cependant prouver qu'il a tout fait pour réaliser un état des lieux.

Inventaire des charges, impôts, taxes et redevances fourni par le propriétaire

Un inventaire des charges, des impôts, des taxes et redevances doit être réalisé. La loi ne précise pas l'emplacement de cet inventaire. Il peut donc figurer dans le contrat de bail ou faire l'objet d'une annexe distincte.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la fiche sur la répartition des charges entre le bailleur et le locataire.

Liste des travaux réalisés et à venir

Le bailleur doit annexer au contrat de bail les éléments suivants :

• Exposé des travaux qu'il envisage de réaliser au cours des 3 prochaines années, avec un budget prévisionnel
• État récapitulatif des travaux qu'il a réalisés au cours des 3 années précédentes en précisant leurs montants

Le bailleur doit également informer le locataire tous les 3 ans sur ces éléments.

Diagnostic de performance énergétique (DPE)

Le diagnostic de performance énergétique (DPE) doit être annexé au contrat de bail commercial.

Il comporte les éléments suivants :

• Quantité d'énergie effectivement consommée ou estimée
• Émissions de gaz à effet de serre pour une utilisation standardisée du bâtiment ou d'une partie de bâtiment
• Information sur les conditions d'aération ou de ventilation.

Certains locaux ne sont pas concernés par le DPE. Il s'agit des locaux suivants :

• Certains bâtiments indépendants d'une surface inférieure à 50 m²
• Locaux à usage artisanal ou industriel, dans lesquels le système de chauffage, de refroidissement ou de production d’eau chaude pour l’occupation humaine consomme une faible quantité d’énergie

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche d'information sur le diagnostic de performance énergétique (DPE).

Diagnostic de l'état des risques naturels, miniers et technologiques (ERNMT) ou diagnostic de l'état des risques et pollutions (ERP)

Le diagnostic de l'ERNMT ou diagnostic de l'état des risques et pollutions (ERP) n'est pas obligatoire pour tous les locaux. Il concerne uniquement les locaux situés dans une zone spécifique. Il s'agit d'une des zones suivantes :

• Zone couverte par un plan de prévention des risques technologiques
• Zone couverte par un plan de prévention des risques naturels prévisibles
• Zone de sismicité
• Zone à potentiel radon (gaz radioactif) significatif
• Zone exposée au recul du trait de côte
• Zone concernée par les obligations de débroussaillement et de maintien en l'état débroussaillé.

Lorsque le local est situé dans une zone spécifique, ce document doit être annexé au bail commercial et dater de moins de 6 mois.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter la fiche d'information sur l'état des risques (diagnostic immobilier).

Déclaration et suivi des consommations d'énergie des bâtiments dédiés aux activités tertiaires et de plus de 1 000 m2

Les propriétaires des bâtiments ou des parties de bâtiments dépassant 1 000 m² et dédiés aux activités tertiaires doivent transmettre annuellement leurs consommations d'énergie via la plateforme OPERAT.

Cette plateforme permet de générer une attestation numérique annuelle.

En cas de location d'un local commercial, le propriétaire doit annexer au contrat de bail, à titre d'information, la dernière attestation numérique annuelle.

Pour en savoir plus, vous pouvez notre fiche sur la réduction de la consommation d'énergie dans les bâtiments à usage tertiaire.

Annexe environnementale (ou annexe verte) pour un local de plus de 2 000 m2

Un bail commercial qui porte sur un local de plus de 2 000 m² à usage de bureaux ou de commerces doit comporter une annexe environnementale. Elle doit être annexée au contrat de bail par le bailleur.

L'annexe environnementale (dite annexe verte) contient les informations suivantes :

• Descriptif des caractéristiques énergétiques des équipements et des systèmes du bâtiment et des locaux loués (traitement des déchets, chauffage, refroidissement, ventilation, éclairage...)
• Consommation annuelle d'eau et d'énergie de ces équipements et systèmes
• Quantité annuelle de déchets générée

Cette annexe peut prévoir des obligations pour limiter la consommation énergétique des locaux.

Plusieurs objectifs peuvent figurer dans l'annexe verte. Par exemple : travaux d'entretien, plan de réduction de la consommation d'eau, réduction des émissions de gaz à effet de serre.