Vérifier si les statuts de l'association permettent la mise en sommeil

Pour pouvoir procéder à la mise en sommeil d'une association, il faut que cette situation soit envisagée dans les statuts et que l'assemblée générale vote sa réalisation.

Si les statuts ne prévoient pas la mise en sommeil temporaire de l'association, en tant que dirigeants, vous devrez la dissoudre.

Si la mise en sommeil ne conduit pas à la modification des statuts, aucune déclaration n'est à effectuer à la préfecture.

Convoquer l'assemblée générale pour organiser la mise en sommeil

C'est à l'assemblée générale de fixer les conditions de la mise en sommeil.

Elle doit en fixer la durée et les conditions dans lesquelles cette période prendra fin.

Elle doit décider de la réactivation de l'association (reprise de son activité) ou de sa dissolution (si la reprise d'activité est inenvisageable).

L'assemblée générale doit également désigner la ou les personnes qui seront chargées d'effectuer la gestion de l'association durant la période d'inactivité.

Faire une déclaration à la préfecture si la mise en sommeil conduit à des changements importants

Si la mise en sommeil conduit aussi à l'une des modifications suivantes, elle doit également être déclarée en préfecture :

• Modification statutaire
• Changement d'adresse de gestion
• Ouverture ou fermeture d'un établissement
• Vente de locaux.

La déclaration peut s'effectuer en ligne, par courrier ou sur place au greffe des associations.

Lorsqu’une mise en sommeil s’accompagne de modifications importantes (fermeture ou mise en pause d’un local, changement d’adresse, revente ou remise en location, adaptation de l’organisation), un accompagnement peut être utile pour gérer :

• les relations avec les bailleurs ou propriétaires,
• les contrats en cours (location, entretien, services),
• la communication avec les partenaires, adhérents, donateurs, pour les informer de la mise en sommeil,
• la conservation ou transfert du matériel, archives, trésorerie, actifs.

Il est possible de contacter les points d’appui du réseau Guid’Asso ou les services d’accompagnement territorial (collectivités, maisons des associations, DLA,...) pour obtenir des conseils sur les contrats, la location, la gestion administrative et la relance éventuelle.

Décider ce qui se passe pendant la période de mise en sommeil

Selon la situation de l'association, l'assemblée générale doit notamment décider, pendant la période de sommeil, des mesures suivantes :

• Maintien ou non d'une cotisation
• Devenir du local occupé par l'association si elle en dispose et notamment si elle en est locataire ou en dispose à titre gratuit
• Devenir du matériel durant cette période
• Devenir de la trésorerie
• Si l'association conserve ou non son compte bancaire et ses moyens de paiement (chéquiers, carte bancaire)
• S'il faut résilier certains contrats (abonnement téléphone/internet par exemple)
• S'il est nécessaire de licencier les salariés
• Informer les éventuels partenaires (financiers, donateurs,...) de cette décision.