Faut-il conserver l’original papier ou électronique d’un document ?
Il est conseillé de conserver l'original du document qui vous a été transmis, que cet original soit sur support papier ou sur support électronique.
Si l'original du document est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier.
Exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre.
En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version numérisée/photocopiée a valeur uniquement de copie. Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.
La durée de conservation varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Si l'original du document est sur support électronique, il est conseillé de le conserver sur support électronique.
Exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet.
En effet, si vous imprimez ce document, la version imprimée a valeur uniquement de copie. Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe toujours , sa présentation peut toujours être exigée.
La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
À savoir
À savoirUn écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à en garantir l’intégrité. En pratique, la signature électronique permet d'identifier la personne signataire de l'acte.
Services en ligne et formulaires
Où s'adresser ?
Texte de loi et références
- Règlement (UE) n°910/2014 du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (règlement eIDAS) (Chapitre III, section 4 relative aux signatures électroniques)
- Code civil : articles 1363 à 1368 (Équivalence de l’écrit électronique et de l’écrit papier (article 1366), définition de la signature électronique (article 1367 alinéa 2))
- Code civil : article 1379 (Valeur juridique d'une copie)
- Décret n°2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique (Conditions de fiabilité de la signature électronique (article 1))
- Décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies (Conditions de fiabilité d'une copie)
Définitions
Copie fiable
Est présumée fiable, jusqu'à preuve du contraire, toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte et dont l'intégrité est garantie dans le temps. L’intégrité dans le temps est garantie par un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie, ou en cas de reproduction électronique, qui répond à des exigences de sécurité.
Intégrité d’un document
Document sécurisé, qui reste fiable et vérifiable quelle que soit la durée de sa conservation et de son usage.