Fiche question-réponse conditionnée

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Mis a jour le 16/10/2024 - Service Public / Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est non exhaustive : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.

Existence de l'association

Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
Récépissé de la déclaration
Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
Statuts modifiés par ordre chronologique
Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

Documents concernant les membres de l'association

Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.

Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

Fonctionnement de l'association

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes.

Ils sont à conserver au minimum 5 ans.

Documents financiers

Les documents financiers sont les suivants :

Comptes annuels
Livres comptables
Pièces justificatives.

Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .

Documents fiscaux

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

Documents concernant les personnels de l'association

Documents concernant les locaux de l'association

Conservation des archives

La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique.

Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Mairie

Archives départementales

En résumé

Où s'adresser ?

Point ressource à la vie associative

Voir aussi

Texte de loi et références

Code de commerce : article L123-22 (Délai de conservation des documents financiers)
Livre des procédures fiscales : article L102 B (Délai de conservation des documents fiscaux)
Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A (Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires)
Code civil : article 2224 (Délai de conservation des document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...)
Code de la sécurité sociale : article L244-3 (Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires)
Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5 (Article L3243-4 : délai de conservation des bulletins de paie)
Code du travail : article R1221-26 (Délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnel)
Code du travail : article D3171-16 (Délai de conservation des informations relatives aux horaires de travail et aux astreintes)
Code du travail : article D4711-3 (Délai de conservation des déclarations d'accident du travail)