Fiche d'information conditionnée

Documents commerciaux d'une micro-entreprise

Mis a jour le 08/12/2025 - Entreprendre Service Public / Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Les documents commerciaux d’une micro-entreprise regroupent l’ensemble des documents utilisés dans le cadre de ses relations commerciales, que ce soit pour prospecter, vendre ou gérer ses échanges avec ses clients et partenaires. Ces documents comportent des informations obligatoires et doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.

Quels sont les documents commerciaux ?

En tant que micro-entrepreneur, il est essentiel de préparer l’ensemble des documents commerciaux nécessaires à la gestion des transactions, à la communication avec les clients et partenaires et au suivi des activités commerciales.

Il peut s’agir notamment des :

Factures
Conditions générales de vente (CGV)
Devis
Tarifs et documents publicitaires (publicité extérieure, supports imprimés, communication en ligne)
Bons de commande et de livraison
Courriers (papier ou emails commerciaux)

À noter

À noter

Il est important de veiller à ce que chacun de ces documents soit prêt avant toute relation commerciale. En effet, chaque document doit respecter un certain format et comporter des mentions obligatoires.

Cela concerne aussi bien les documents papier que numériques, y compris les mentions obligatoires à afficher sur un site internet, telles que les mentions légales ou les obligations en matière de protection des données personnelles (RGPD).

Quelles mentions doivent figurer sur les documents commerciaux ?

Les documents commerciaux doivent impérativement comporter différentes mentions obligatoires. L’objectif est de garantir la transparence des relations entre la micro-entreprise et ses clients et/ou partenaires.

Les mentions à faire figurer sont différentes selon le document commercial :

Facture
Pour être valable, une facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires ainsi que certaines mentions particulières selon les cas.
Les mentions suivantes sont communes à toutes les factures et doivent obligatoirement apparaître :
Lorsque la facture est adressée à un particulier, elle doit mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité d’au moins 2 ans.
La mention concerne les biens vendus appartenant à l’une des catégories suivantes : appareils électroménagers, équipements informatiques, produits électroniques grand public, appareils de téléphonie, appareils photographiques, appareils dotés d’un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage, jeux et jouets y compris consoles de jeux vidéos, articles de sport, montres et produits d’horlogerie, articles d’éclairage et luminaires, lunettes de protection solaire et éléments d’ameublement.
Des mentions particulières s'ajoutent aux mentions obligatoires dans certains cas :
À noter
À noter
À compter du 1^er septembre 2026, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts (CGI)» devra être remplacée par « TVA non applicable, art. L. 223 et s. du code des impositions sur les biens et services (CIBS) ». Ce changement résulte de la recodification des règles de TVA dans un nouveau code dédié. Il est recommandé d’anticiper cette évolution, notamment en adaptant dès que possible les modèles de factures.
Toutefois, une période de tolérance est admise jusqu’au 31 décembre 2027 pendant laquelle l’utilisation de la référence à l’article 293 B du CGI reste acceptée sur les factures et les documents commerciaux, malgré l’entrée en vigueur du CIBS.
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, les grandes entreprises et les ETI devront, à partir du 1^er septembre 2026, intégrer 4 nouvelles mentions obligatoires sur leurs factures. Les PME et les micro-entreprises seront concernées à leur tour à compter du 1^er septembre 2027).
Les mentions sont les suivantes :
- Numéro Siren du client (s’il s’agit d’une entreprise)
- Adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client
- Information relative à la nature des opérations facturées doit préciser si celles-ci consistent exclusivement en des livraisons de biens, exclusivement en des prestations de services, ou en une combinaison des deux
- Mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre
CGV
Le contenu des conditions générales de vente dépend de la nature du client (professionnel ou particulier).
Attention : un client professionnel peut être assimilé à un consommateur s’il remplit les 3 conditions suivantes : entreprise de 5 salariés maximum, la vente ou la prestation de services n’entre pas dans le cadre de son activité principale et elle est conclue à distance ou hors établissement (salons, foires, etc). Dans ce cas, ce sont les mentions obligatoires applicables aux clients particuliers qui s’imposent.
- Le client est un professionnel
  Les CGV ne sont pas obligatoires entre professionnels. En revanche, si elles existent et qu’un client professionnel en fait la demande, l’entreprise est tenue de les communiquer.
  1. Mentions obligatoires
  Les CGV doivent alors obligatoirement comporter les informations suivantes :
  Conditions de vente du bien (toutes les informations concernant les modalités de transfert de propriété du bien, les conditions de livraison en cas de vente à distance ou encore les différentes garanties) et/ou exécution de la prestation de service (toutes les informations concernant la date d’exécution de la prestation).
  Éléments de détermination du prix : barème des prix unitaires et éventuelles réductions de prix (rabais, remises, ristournes, etc.) : les prix peuvent être indiqués HT ou TTC. En pratique, il est préférable d’indiquer un barème comportant des prix HT, afin d’être en concordance avec les règles de facturation qui imposent l’indication d’un prix unitaire HT. Concernant la durée de validité du prix, elle peut être fixée librement.
  Conditions de règlement (conditions dans lesquelles le client doit payer) :
  2. Mentions facultatives
  Il est ensuite possible d’ajouter librement d’autres informations non obligatoires :
  Éléments concernant le mode de paiement : il est possible de prévoir un certain mode de paiement (chèque, carte bancaire, etc.) ou encore la possibilité de payer en plusieurs fois
  Garantie commerciale plus ou moins étendue : droit de retour, d’échange ou de remboursement (“satisfait ou remboursé”)
  Clause de confidentialité, clause de fidélité, etc.
  Clause relative à la protection des données à caractère personnel
  Clause de résiliation
  Clause relative au transport en cas de livraison de biens
  Clause de force majeure
  Clause d’exclusion (par exemple clause d’exclusion de la garantie légale des vices cachés uniquement si le client en question est un professionnel relevant du même domaine d’expertise que l’entreprise)
  Etc.
- Le client est un particulier
  Les CGV sont obligatoires dans le cadre d’une relation entre un professionnel et un particulier. Les mentions obligatoires diffèrent selon qu’il s’agit d’une vente de biens ou d’une prestation de services conclue au sein d’un établissement (par exemple en boutique) ou à distance (par exemple sur internet) :
  Ventes de biens ou prestations de services conclues au sein d’un établissement
  Dans le cadre d’une vente de biens et/ou de fourniture de prestations de services à un client particulier (consommateur), certaines informations doivent obligatoirement figurer dans les CGV, afin d’informer et protéger le client particulier.
  Les informations suivantes doivent être données avant la conclusion du contrat de vente ou de prestation de services :
  Caractéristiques essentielles du bien ou du service vendu
  Prix du bien ou du service, modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
  Date ou délai de livraison du bien ou du service vendu, conditions de la résiliation du contrat s’il y a lieu et la question du retard de paiement
  Informations relatives au professionnel (nom de l’entreprise, adresse de l’entreprise, coordonnées postales, téléphoniques et électroniques)
  Informations relatives à la protection des données, à la propriété intellectuelle et autres clauses applicables
  Informations liées aux garanties légales (notamment la garantie légale de conformité et la garantie légale des vices cachés, d’éventuelles garanties commerciales et existence et modalités de mise en œuvre du service après-vente.
  Possibilité de recourir à un médiateur de la consommation
  Lorsqu’il s’agit d’un contrat de fourniture de prestations de services, des informations supplémentaires doivent figurer dans les CGV :
  Forme juridique de l’entreprise
  Coordonnées permettant d'entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec le professionnel
  Pour les entreprises du secteur des métiers et de l’artisanat : numéro d’inscription au RCS ou au RNE
  Si l’activité est soumise à un régime d’autorisation : nom et adresse de l’autorité ayant délivré l’autorisation
  En cas d’assujettissement à la TVA : numéro de TVA intracommunautaire
  Si l’entreprise exerce une profession réglementée : titre professionnel, État membre de l’Union européenne dans lequel il a été octroyé et nom de l’ordre ou de l’organisme professionnel auprès duquel il est inscrit
  Loi applicable et tribunal compétent
  Garantie financière ou assurance de responsabilité professionnelle souscrite par le professionnel, coordonnées de l’assureur ou du garant ainsi que la couverture géographique du contrat ou de l’engagement
  À noter
  À noter
  L’ensemble de ces informations doivent être communiquées ou mises à disposition du consommateur avant la conclusion du contrat de fourniture de services, et lorsqu’il n’y a pas de contrat écrit, avant l’exécution de la prestation de services.
  Ventes de biens ou prestations de services conclues à distance
  Dans le cadre d’une vente de biens et/ou de fourniture de prestations de services conclue à distance avec un client particulier (consommateur), certaines informations doivent obligatoirement figurer dans les CGV, afin d’informer et protéger le client particulier.
  Les informations suivantes doivent être données avant la conclusion du contrat de vente ou de prestation de services :
  Caractéristiques essentielles du bien ou du service vendu
  Prix du bien ou du service
  Date ou délai de livraison du bien ou du service vendu
  Informations relatives au professionnel
  Informations liées aux garanties légales (notamment la garantie légale de conformité et la garantie légale des vices cachés ainsi que d’éventuelles garanties commerciales)
  Possibilité de recourir à un médiateur de la consommation
  Existence d’un droit de rétractation de 14 jours et ses modalités d’exercice et formulaire type de rétractation
  Le fait que le consommateur supporte les frais de renvoi du bien en cas de rétractation
  Modalités de résiliation du contrat
  Modalités de livraison d’un bien et/ou d’exécution d’une prestation de services
  Modes de règlement des litiges (notamment la loi et le tribunal compétent)
  Coût d’un appel téléphonique à distance, existence de codes de bonne conduite
  Assurances et garanties financières
  À noter
  À noter
  Il est ensuite possible d’ajouter librement d’autres informations non obligatoires (clause de confidentialité, clause de fidélité, etc.).
Devis
Le devis, comme les CGV, fait partie des documents précontractuels, c’est-à-dire ceux qui sont fournis au client avant un éventuel achat.
Le devis n’est pas un document systématiquement obligatoire, sauf dans certaines secteurs : bâtiment, services à la personne, déménagement, etc. Les mentions à faire figurer dans un devis dépendent donc du secteur d’activité.
À savoir
À savoir
Consultez notre fiche dédiée au devis pour savoir si la fourniture d’un devis est obligatoire, et connaître les mentions à y faire figurer selon le secteur d’activité.
En dehors de ces cas sectoriels, la remise d’un devis n’est donc pas obligatoire, tant que la micro-entreprise peut remettre au client tout autre document d’information précontractuelle telles que des CGV par exemple.
À savoir
À savoir
Les personnes immatriculées au RNE en tant qu’entreprise du secteur des métiers et de l’artisanat doivent indiquer sur leurs devis et factures l’assurance professionnelle dans le cas où elle est obligatoire pour l’exercice de leur métier. Il faut alors communiquer les coordonnées de l'assureur ou du garant, ainsi que la couverture géographique de leur contrat ou de leur garantie sur les différents documents.
C’est par exemple le cas du plombier, pour lequel l’assurance décennale est obligatoire.
Documents publicitaires
Les documents publicitaires ont pour objectif de promouvoir un bien ou un service : publicité en ligne (bannières publicitaires, pages de présentation d’un produit sur un site internet, etc.), publicité extérieure, supports imprimés (brochure, flyer, catalogue, fiche produit, etc.).
Lorsqu’ils présentent un prix ou une offre commerciale, les documents publicitaires doivent respecter les règles relatives à l’affichage des prix. En effet, l’information du client sur le prix est obligatoire quelque soit le mode de vente (en magasin, sur internet, à domicile, etc.). Le client doit être en mesure de connaître le prix avant de procéder à un achat.
Tout support publicitaire comportant un prix doit donc afficher celui-ci en euros, de manière visible, non-équivoque, toutes taxes comprises (TTC).
Lorsque des frais supplémentaires s’appliquent (frais de livraison, options ou services annexes), ils doivent être clairement indiqués avant toute conclusion du contrat de vente.
Certains supports doivent également présenter le prix unitaire (kilogramme, litre, etc.) ou mentionner l’existence de promotions ou réductions. Il est par exemple nécessaire de respecter un certain nombre de règles concernant les soldes.
À noter
À noter
Consultez notre dossier dédié pour en savoir plus sur toutes les règles concernant la publicité (règles d’installation, cas d’interdiction de publicité, etc.).
Les documents publicitaires doivent également permettre d’identifier clairement l’entreprise qui diffuse l’offre. Il convient donc de mentionner :
- Numéro Siren
- Mentions d’immatriculation :
- Lieu de domiciliation de l’entreprise
- Préciser si elle est en état de liquidation
- Dans le cas d'une location-gérance, il faut préciser si la micro-entreprise est locataire-gérant ou gérant-mandataire
- Si la micro-entreprise a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise (Cape) pour la création ou la reprise d’une activité économique, il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de mention obligatoire ?

Tout document commercial doit comporter des mentions obligatoires. À défaut, la micro-entreprise s’expose à différentes sanctions, selon la nature du document concerné :

Facture
Différents types de sanctions existent selon le type de non-respect des règles de facturation :
- Manquement à l’obligation de facturation
  Le non-respect des obligations en matière de facturation peut entraîner des sanctions financières et pénales, dont la gravité varie selon la nature de l’infraction :
  En cas de non-respect de l’obligation de facturation : l'amende peut aller jusqu'à 75 000 €
  En cas de récidive dans les 2 ans suivant une première sanction : l'amende peut aller jusqu'à 150 000 €
  En cas d’émission de fausse facture (faux en écriture) : l’amende peut aller jusqu’à 45 000 € et 3 ans d’emprisonnement
- Omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires
  Une amende de 15 € est appliquée sur chaque omission ou inexactitude. Le montant total des amendes appliquées sur une facture ne peut pas dépasser 25 % du montant de la facture.
  Lorsque l'adresse ou l'identité du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l'amende est égal à 50 % du montant total des factures concernées.
- Livraison ou prestation de services fictives
  Une amende égale à 50 % du montant de la facture est appliquée lorsque la facture concerne une livraison ou une prestation de services fictive, par exemple une facture émise pour une formation qui n’a jamais eu lieu.
  Si le vendeur ou le prestataires apporte la preuve que l'opération a bien été effectuée et correctement comptabilisée dans les 30 jours, l'amende est réduite à 5 % du montant de la transaction.
  À savoir
  À savoir
  Lorsque l'amende est égale à 50 % du montant de la facture ou de l'ensemble des factures, celle-ci est plafonnée à 375 000 € par exercice comptable. Lorsque le montant de l'amende est réduit à 5 %, celle-ci est plafonnée à 37 500 €.
CGV
Le non-respect de l’obligation de communiquer ses CGV, que ce soit par absence de communication ou encore par communication incomplète, peut faire l’objet d’une injonction de la DGCCRF et d’une amende administrative dont le montant peut s’élever jusqu’à 15 000 € pour une micro-entreprise.
À noter
À noter
En l’absence de CGV ou si celles-ci sont irrégulières (par exemple si elles ne comportent pas toutes les mentions obligatoires ou comportent des clauses illicites), le vendeur perd le bénéfice de ses principales protections contractuelles : il ne peut pas invoquer les délais de paiement, les clauses limitatives de responsabilité (qui visent à réduire la responsabilité du vendeur en cas de problème) ou la clause de réserve de propriété.
Devis
En cas de non-remise d’un devis obligatoire ou d’oubli d’une mention obligatoire sur un devis, le professionnel s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 15 000 €.
Si l’activité exercée par le professionnel ne nécessite pas la remise obligatoire d’un devis, l’absence de devis ne constitue pas nécessairement une infraction.
À savoir
À savoir
Même dans le cas où l’activité exercée par le professionnel ne nécessite pas la remise obligatoire d’un devis, il doit respecter les mentions obligatoires. Ces mentions dépendent du secteur d’activité de la micro-entreprise.
Documents publicitaires
L’absence de mentions obligatoires sur un document publicitaire est punie d’une amende de 135 €, pouvant aller jusqu’à 750 €.
Si le document publicitaire est un flyer imprimé, il faut respecter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment le nom et l’adresse de l’imprimeur.
L’absence de ces mentions est punie d’une amende de 3 750 €.

À savoir

À savoir

Les sanctions diffèrent selon les documents : les factures sont par exemple soumises à des règles comptables et fiscales très strictes, tandis que d’autres documents commerciaux (tels que les devis, les bons de commande ou encore les supports publicitaires) n’entraînent pas les mêmes enjeux juridiques et fiscaux. Les sanctions sont donc adaptées à la gravité des manquements et aux risques spécifiques associés à chaque type de document.

Quelle est la durée de conservation des documents commerciaux ?

La durée de conservation des documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :

S'il s'agit d'un document comptable (comme une facture), il doit être conservé 10 ans
S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans

Voici un récapitulatif clair des différentes durées de conservation selon la nature du document :

À noter

À noter

Les délais de conservation des documents pour les entreprises dépendent de la nature des documents.

Par exemple, un bon de commande à usage commercial doit être conservé pendant 5 ans. Au contraire, un bon de commande utilisé comme pièce comptable doit être conservé pendant 10 ans.

Ils peuvent même avoir une durée plus spécifique : par exemple, la durée de conservation est de 30 ans pour les documents immobiliers (acte de vente immobilier, cession de parts donnant droit à un bien immobilier, etc.).

Services en ligne et formulaires

Savoir combien de temps il faut conserver un document professionnel
Simulateur
Calculateur de prix hors taxe (HT) ou toutes taxes comprises (TTC)
Téléservice

Texte de loi et références

Code de commerce : article L110-4 (Durée de conservation (documents entre commerçants))
Code de commerce : article L123-22 (Durée de conservation (documents comptables))
Code de la consommation : articles L131-1 à L131-4 (Obligation générale d'information précontractuelle (Sanctions))
Code de la consommation : article L132-22 (Manquement à l’obligation de recueil du consentement du consommateur)
Code de commerce : article L441-1 (Sanctions administratives (CGV))
Code de commerce : article L441-9 (Amende pour manquement à l’obligation de facturation)
Code de commerce : article L470-1 (Injonctions (CGV))
Code de commerce : articles R123-237 à R123-238 (Mentions sur les documents commerciaux)
Code de l'artisanat : article R132-1 (Mentions sur les documents commerciaux (artisans))
Code général des impôts : article 1737 (Infractions aux règles de facturation)
Code pénal : article 441-1 (Sanctions en cas de faux et usage de faux)
Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse (Article 13 (mentions obligatoires d’un flyer imprimé))

Définitions

Redevable (TVA)

Toute personne soumise (assujettie) à la TVA et ne bénéficiant pas d’un régime d’exonération. Le redevable collecte la TVA et la reverse à l’administration fiscale.

Escompte

Opération de crédit à court terme qui consiste à acheter, avant son échéance, une dette à celui à qui celle-ci est due

Association agréée

Une association agréée dispose d'un numéro d'agrément qui est différent de ses numéros d'immatriculation. L'agrément lui permet notamment d'employer du personnel sous certaines conditions, et de bénéficier de subventions publiques ou d'augmenter sa capacité juridique.

Auto-facturation

Mécanisme par lequel le client établit une facture au nom du vendeur ou du prestataire, avec son accord préalable.

Siren

Acronyme de Système d'identification du répertoire des entreprises. Le numéro de Siren est l’identifiant unique d'une entreprise, composé de 9 chiffres.

Taxe d’après les débits

Lorsque la TVA collectée est exigible à compter de la date d'émission de la facture

Transfert de propriété

Moment où la possession juridique d’un bien passe du vendeur à l’acheteur, généralement dès l’accord des parties sur la chose et le prix, sauf clause contraire (par exemple, condition suspensive ou clause de réserve de propriété).

Barème des prix unitaires

Liste des biens ou services proposés avec leur prix par unité, servant de référence pour déterminer le montant facturé en fonction des quantités réellement fournies ou réalisées.

Facture périodique

Facture émise pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes effectuées au profit d'une même personne au cours d'un même mois. Elle est établie au plus tard à la fin du mois.

Clause de confidentialité

Disposition contractuelle par laquelle les parties s’engagent à ne pas divulguer les informations confidentielles échangées dans le cadre de leur relation contractuelle.

Force majeure

Événement exceptionnel, imprévisible et irrésistible justifiant de s'exonérer d'une obligation, d'un engagement ou d'une responsabilité (par exemple : catastrophe naturelle pour un contrat d'assurance, décès du salarié pour un contrat de travail)

Union européenne (UE)

Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Islande, Italie, Lettonie, Liechtenstein, Lituanie, Luxembourg, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède

Garantie financière

Engagement écrit de caution d'une société de caution mutuelle, d'une compagnie d'assurance ou d'un établissement financier, couvrant le risque d'impayé de la part d'un débiteur (entreprise vis-à-vis de ses salariés et créanciers par exemple)

Clause de réserve de propriété

Clause qui permet de faire correspondre la date du transfert de propriété avec le paiement intégral du prix. Cela signifie que le vendeur demeure propriétaire du bien tant que l’acquéreur n’a pas versé l’intégralité du prix attendu.

TVA

TTC

DEEE

ETI

PME

RCS

RNE

DGCCRF

CGV